مزایای مرکز تلفن ابری

با افزایش ارتباطات بر بستر اینترنت، روش های جدیدی وارد عرصه ارتباطات شده اند که مراکز تلفن ابری یکی از این دست موارد هستند. ما در این بخش بدون هیچ مقدمه و از دست دادن زمان می خواهیم برای شما توضیح بدیم که چرا باید از مرکز تلفن ابری یا همان Hosted PBX استفاده کنیم؟ بگوییم که استفاده از مرکز تلفن ابری چه مزایایی دارد؟ و در آخر، اشاره ای بر معایب هر چند اندک آن بیاندازیم. پس تا آخر با ما بمانید.

چرا باید از مرکز تلفن ابری یا اینترنتی استفاده کنیم؟

برای پاسخ به سوال “چرا باید از مرکز تلفن ابری استفاده کنیم؟” با این توضیح شروع می کنیم که امروزه ارتباطات رنگ و رو مجازی به خود گرفته اند به همین دلیل بیشتر خدمات به صورت مجازی در آمده اند و ارتباط ما نیز با آن خدمات از طریق اینترنت صورت می گیرد به همین دلیل تلفن های معمولی در شرکت ها و ادارات تا حدودی منسوخ شده اند و به جای آن ها، تلفن های مبتنی بر اینترنت و سانترال ها جلوه بیشتری پیدا کرده اند که دلیل آن، استفاده آسان و به صرفه بودن این فناوری ها می باشد. همین نکته نیز به در مراکز تلفنی ویپ تعمیم یافته و در حال حاضر شاهد ارائه و استفاده از مراکز تلفنی ابری ویپ یا همان مراکز تلفنی ابری اینترنتی هستیم.

مروری کوتاه بر مزایای مرکز تلفن ابری

مزایای مرکز تلفن ابری تنها محدود به کنترل و مدیریت تماس های ورودی و خروجی نمی شود بلکه از این محدوده فراتر رفته و ویژگی های زیر را نیز در اختیار شما قرار می دهد.

کاهش هزینه های راه اندازی

همانطور که گفتیم، راه اندازی مرکز تلفن اینترنتی یا ابری آسان و به صرفه است زیرا به تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری اولیه به هنگام راه اندازی نیازی ندارد به همین دلیل می تواند انتخاب مناسبی برای ادارات و شرکت های تازه تأسیس با مشکلات کمبود بودجه باشد. مورد بعدی، هزینه های مربوط به مصرف برق تجهیزات سخت افزاری است. با وجود مرکز تلفن ابری، هزینه تمام شده شما برای داشتن یک مرکز تلفن مناسب بسیار کاهش میابد زیرا سرور در خارج از شرکت بوده و تنها شما به صورت راه دور یا ریموت با آن در ارتباط هستید و نیازی به پرداخت هزینه های اضافی و استخدام متخصص مربوطه ندارید.
هر چند که مزایای مرکز تلفن ابری در بخش هزینه ها تنها محدود به این دو مورد نیست. شما می دانید که برای نصب و پیاده سازی مرکز تلفن ویپ محلی به یک اتاق ویژه برای نگهداری تجهیزات سخت افزاری و یک کارشناس شبکه متخصص برای مانیتورینگ و نگهداری آن نیاز دارید. با این توصیف، شما تنها با یک انتخاب درست می توانید در بسیاری از هزینه های جانبی صرفه جویی کنید. هر چند که در دراز مدت نیز موجب بهبود عملکرد نیروی IT یا کارشناسان شبکه شما در بخش نگهداری سرور مرکز تلفن می شود.

دوام و امنیت بالای سیستم

از مزایای مرکز تلفن ابری، دوام و امنیت آن است چرا که وظیفه نگهداری و امنیت مرکز تلفن بر عهده شرکت ارائه دهنده است و این شرکت ها نیز متخصصان زیادی را دارند البته با این شرط که شرکت ارائه دهنده را به درستی انتخاب کرده باشید، پس در این شرایط نباید نگران مسائل امنیتی و پایداری مرکز تلفن خود باشید زیرا این شرکت ها دارای پیشرفته ترین نرم افزارهای امنیتی اعم از فایروال ها و سیستم های تشخیص نفوذ هستند، به همین دلیل اگر حمله یا نفوذی رخ دهد سیستم های پیشگیری این شرکت می توانند در کوتاه ترین زمان امنیت را به سرویس ویپ و مرکز تلفن ابری شما برگردانند.
برای واضح تر شدن این قضیه، شرایطی رو در نظر بگیرید که مرکز تلفن شما از نظر نوسانات برق یا خرابی بخش سخت افزاری دچار مشکل شود به همین دلیل مجبورید که هر چه سریع تر برای تعمیر بخش های مربوطه اقدام کنید و ممکنه این پروسه تعمیر کمی زمان بر و هزینه بر باشد. این مشکل در بخش مراکز تلفن ابری به ندرت اتفاق میفتد و اگر هم رخ بدهد به سرعت توسط کارشناسان ارائه دهنده سرویس حل و فصل می شود با ذکر این نکته که شما نیازی به پرداخت هزینه ای در رابطه با تعمیر سرور نخواهید داشت.

مستقل از موقعیت مکانی

یکی از مزایای مرکز تلفن ابری مستقل بودن آن از موقعیت مکانی است به این معنا که شما عزیزان در هر جای کشور می توانید از خدمات آن بهره ببرید، اگر به اینترنت دسترسی داشته باشید. مورد بعدی، موضوع نقل مکان کردن شرکت هاست. با توجه به مجازی و مبتنی بر اینترنت بودن سرور مرکز تلفن ابری، جابه جایی آن بسیار آسان است. شما به راحتی می توانید مرکز تلفن خود را بدون هیچگونه قطعی حتی به هنگام جابجایی شرکت داشته باشید بدون اینکه حتی یک مشتری خود را از دست بدهید یا حتی کوچکترین ضرر و زیانی از این بابت متحمل شوید.

مزیت بعدی، مربوط به حوزه دورکاری کارکنان می شود. همانطور که می دانید با توجه به دوران اوج گیری کرونا یا هر دلیل موجه دیگری، نیاز است که کارکنان و پرسنل شرکت دور از محیط شرکت کار کنند. واضح است که همین مجازی بودن مرکز تلفنی ابری به کمک شما آمده تا با خیال راحت کارهای خود را تنها با داشتن یک تلفن مبتنی بر اینترنت و یک لپ تاپ یا گوشی هوشمند انجام دهید.

نصب و راه اندازی آسان

برای داشتن یک مرکز تلفن نیاز است که مراحل لازم برای خرید تجهیزات سخت افزاری و مذاکرات مورد نیاز را انجام دهید تا پس از گذشت چند هفته یا چند ماه بتوانید مرکز تلفن خود را آماده اجرا داشته باشید. این پروسه برای مرکز تلفن ابری بسیار کوتاه تر و آسان تر است. شما تنها با یک تماس یا مراجعه به بخش خدمات مرکز تلفن ابری ارتباط سنتر می توانید خدمات خود را خریداری و از طریق یک نرم افزار با رابط کاربری بسیار زیبا به وسیله کامپیوتر شخصی خود به آن وصل شوید.

ارتقاء آسان و بدون دردسر

شرکت و سازمان ها با گذشت زمان ممکن است که بزرگ و بزرگ تر شوند به همین دلیل اگر در حال حاضر یک مرکز تلفن ویپ محلی دارید اما با توجه با افزایش کارکنان و بزرگتر شدن شرکت نیاز است که تغییراتی را در سرور مرکز تلفن اعمال کنید اما ممکن است که چالش هایی گریبان گیر شما شوند. یکی از مزایای مرکز تلفن ابری برای این شرایط، مبتنی بر ابر و نرم افزاری بودن آن است به همین دلیل با خیال راحت می توانید تنظیمات لازمه را اعمال کنید یا حتی آن را ارتقا دهید بدون اینکه نیازی به متوقف کردن مرکز تلفن و مواجه شدن با محدودیت های یک مرکز تلفن معمولی باشد.

مورد بعدی، موضوع شخصی سازی مرکز تلفن ابری با توجه به نیازهای شرکت هاست. مرکز تلفن ابری دارای انعطاف پذیری بالایی است به همین دلیل می توانید آن را مطابق نیازهای خود شخصی سازی و اجرا کنید. همین ویژگی باعث شده تا شرکت های زیادی به استفاده از این نوع مرکز تلفن اینترنتی روی بیاورند.

دارای پشتیبانی 24/7

منظور از پشتیبانی 7/24 در مزایای مرکز تلفن ابری، پشتیبانی 24 ساعته در هر روز هفته بدون تعطیلی است. خدمات ارائه شده توسط شرکت های ارائه دهنده مراکز تلفن ابری به دلیل حساسیت کاری که دارند مجبوراً بدون هیچگونه تعطیلی از سرور مرکز تلفن ها نگهداری کنند و همواره آماده پاسخگویی به سوالات و مشکلات شما در این باب باشند پس جای نگرانی ای در این رابطه برای شما باقی نخواهد ماند.

ارتباط آسان با نرم افزارهای مدیریت مشتری یا CRM

بسیاری از شرکت ها برای مدیریت هر چه بهتر و ایجاد ارتباط سازنده تر با مشتریان از نرم افزارهای مدیریت مشتری استفاده می کنند. از مزایای مرکز تلفن ابری، تلفیق آسان آن با نرم افزارهای CRM جهت بهبود خدمات و سرویس رسانی بهتر در بخش ارتباط با مشتریان است. به عنوان نمونه، فرض کنید که شرکت شما به طور همزمان از نرم افزار مدیریت مشتری و مرکز تلفن ابری استفاده می کند. حال اگر مشتری با شرکت تماس بگیرد، همزمان با دریافت تماس ورودی، صفحه ای از اطلاعات شخصی مشتری برای پرسنل شما نمایان می شود. اگر فرد تماس گیرنده از مشتریان قبلی شما باشد می توانید اطلاعات از قبل ذخیره شده او را ببینید اما اگر مشتری جدید باشد میتوانید اطلاعات شخصی وی را برای ارتباطات بهتر در آتی تکمیل کنید. بعلاوه، میتوانید با ارسال پیام های تشکر، ارائه کدهای پشتیبانی و دسترسی سریع به اطلاعات مشتریان، فروش و کیفیت مشتری مداری رو ارتقا دهید.

کاهش هزینه مکالمات

همانطور که میدانید، مرکز تلفن ابری یک مرکز تلفن ویپ محلی است که سرور آن از نوع مجازی است پس بدیهی است که تماس های تلفنی شما بر روی خطوط معمولی مخابراتی انجام نمی پذیرد بلکه بر بستر اینترنت منتقل می شوند. این ویژگی که می توان یکی از مزایای مرکز تلفن ابری باشد به همین دلیل شما می توانید به راحتی بدون اینکه هزینه زیادی رو صرف تماس های داخل سازمانی کنید با کارکنان شعبات خود تنها با وارد کردن داخلی مورد نظر تماس داشته باشید و با آن ها صحبت کنید حتی اگر، آن شعبه در خارج از کشور باشد. لازم به ذکر است که تماس های اینترنتی از قبل امتحان شده هستند و با توجه به پهنای باندکافی و سرعت اینترنت مناسب در کشور، مشکلی در باب قطعی تماس ها و نداشتن تماس های صوتی با کیفیتی نخواهید داشت.

قابلیت ادغام شدن با سیستم های سیپ ترانک

از دیگر مزایای مرکز تلفن ابری قابلیت ادغام شدن با سیستم های قدیمی از نوع سیپ ترانک است به همین دلیل نیازی نیست که کل سیستم تلفن خود را برداشته و از نو پیاده سازی کنید. شما با همان سیستم های سیپ ترانک خود می توانید به مرکز تلفن ابری وصل شده و از مزایای آن استفاده کنید.

سازماندهی و تجزیه و تحلیل آسان اطلاعات شرکت

از مزایای مرکز تلفن ابری ارائه خدماتی است که می تواند به بهتر شدن مدیریت شرکت و نظارت بر فعالیت کارمندان کمک کند. شما به عنوان یک مدیر یا مالک شرکت نیاز دارید که مواقعی را به تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود اختصاص دهید و ببینید که سطح کیفیت کارکنان و فعالیت های شرکت به چه صورتی است. مرکز تلفن ابری در این مورد می تواند بسیار مفید واقع شود، چرا که امکان نظارت دهی آنلاین و آن تایم رو برای شما فراهم می کند. در کنار آن، ابزارهای آماری مختلفی را نیز در اختیار شما قرار می دهد که با کمک آن ها می توانید داده های موجود را پس از جمع آوری، تجزیه و تحلیل کنید. این کار کمک می کند تا نواقص موجود را شناسایی، فعالیت های بی ثمر را حذف و برای اهداف شرکت یا سازمان خود بهتر برنامه ریزی کنید.

معایب مرکز تلفن ابری

همانطور که می دانیم هیچ خوبی بدون عیب نیست. مراکز تلفن اینترنتی یا ابری نیز از این دست مستثنئ نخواهند بود. تا به اینجا برای شما در رابطه با مزایای مرکز تلفن ابری توضیح دادیم اینکه استفاده از مراکز تلفن ابری چقدر می تواند مفید باشد اما در این میان باید معایب استفاده از آن را هم بدونید تا با خیال راحت و چشم باز تر بتوانید انتخاب کنید و تصمیم بگیرید. به موارد زیر توجه کنید:

وابستگی کامل مرکز تلفن ابری به اینترنت

گفتیم که کل مکالمات و ارتباط شما با مرکز تلفن با وجود اینترنت ممکن می شود. حالا فرض کنید که به هر دلیلی، اینترنت کند یا که کلاً قطع شود پس بدیهی است که مکالمات و حتی ارتباط شما با مرکز تلفن ابری نیز فلج می شود و این اتفاق، اصلاً خوشایند نیست.

خریداری خط تلفن اینترنتی و نداشتن مالکیت واقعی آن خط

اگر در رابطه با خطوط اینترنتی آشنایی داشته باشید می دانید که شما می توانید خط تلفن اینترنتی خود را از شرکت ارائه دهنده خریداری کنید اما نمی توان گفت که کامل مالک آن خط هستید. با یک مثال توضیح می دهیم. فرض کنید که یک خط 8 رقمی را خریداری کرده اید که چهار رقم اول آن ثابت و مربوط به شرکت ارائه دهنده است. پس شماره شما بخشی از شماره های در دسترس این شرکت است و آن شرکت، مالک اصلی کل 9999 خطوط موجود از جمله خط شماست. از طرف دیگر، به هنگام خرید، مالکیت دائم آن خط به نام شما یا نام شرکت شما داده می شود به همین دلیل قابل واگذاری نیست.

جمع بندی

میبینید که مزایای مرکز تلفن ابری در مقابل معایب آن بسیار قابل تأمل است اما لازم دانستیم که به آن اشاره کوچکی داشته باشیم. با این وجود می توان این اطمینان را به شما عزیزان داد که خطوط تلفن اینترنتی آزمایشات خود را پشت سر گذاشته و اکنون قابل اطمینان هستند، پس با خیال راحت می توانید مرکز تلفن ابری خود را خریداری کرده و از مزایای هیجان انگیز آن بهره مند شوید.