نصب ویپ پیش نیازی برای داشتن سرویس تلفن اینترنتی voip است که به حتم منجر به بهروری و استفاده شما از امکانات کاربردی سیستم ویپ می شود. امکانات سیستم ویپ که در ادامه به آن مفصل پرداخته می شود می تواند در شما ایجاد نیاز کند؛ نیازی که داشتن ویپ را برای شرکت یا سازمان خود ضروری دانسته و شما را به این یقین برساند که سرویس تلفن اینترنتی voip برای موفقیت و پیش‌برد اهداف شرکت ها لازم و کاربردی است. به موارد زیر توجه کنید:
۱- قابلیت گزارش گیری حرفه ای سرویس تلفن اینترنتی
دریافت انواع گزارشات برای بخش مدیریت فروش و خدمات پس از فروش، از ضروریات است. گزارشاتی که انتظار می رود دقیق، سریع و حرفه ای باشند. سرویس تلفن اینترنتی voip به خوبی این نیاز را پوشش داده است و برخلاف سانترال های آنالوگ که مبتنی بر سخت افزار هستند بهتر عمل کرده و با محیط نرم افزاری خود می تواند انواع گزارشات مورد نیاز را در اختیار مدیران شرکت قرار دهد. شاید اطلاع نداشته باشید که استخراج و دریافت گزارشات در واحد فروش چقدر برای مدیران اهمیت دارد. مدیران فروش در اغلب مواقع با کمک این گزارشات سٌکان مدیریت را می گردانند و شرکت را به سوی اهداف از پیش تعیین شده سوق می دهند به همین دلیل این گزارشات باید تا حد امکان دقیق، سریع، جامع و کامل باشند. موارد زیر لیستی از گزارشاتی هستند که سرویس تلفن اینترنتی voip در اختیار مدیران شرکت از جمله مدیران فروش قرار می دهند:
- ارائه گزارشاتی از جزییات تماس های انجام شده از جمله زمان و تاریخ تماس ها، لیست انتظار، علت و تعداد تماس های پاسخ داده نشده و قطع شده
- گزارش مجموع تماس های صورت گرفته در شرکت در بازه زمانی مورد دلخواه
- ارائه گزارشات دقیق در رابطه با تماس های پاسخ داده شده از جمله تعداد مکالمات، مدت زمان هر مکالمه
- ارائه گزارش دقیق و کاربردی در رابطه با تماس های قطع شده همچون تعداد تماس ها، حداکثر و حداقل زمان انتظار، جزییات تماس های بی پاسخ و غیره
- ارائه گزارش در مورد تماس های پاسخ داده شده و حتی قطع شده به تفکیک کد ناحیه
- ارائه گزارش تعداد تماس های ورودی توزیع شده بین اپراتورهای شرکت و تفکیک این تماس ها به دو دسته تماس های پاسخ داده شده و پاسخ داده نشده همراه با جزییات هر بخش
- توزیع تماس های ورودی به صورت خودکار و ارائه گزارش دقیق و جامع در رابطه با این تماس ها
- ارائه گزارش کامل در رابطه با تعداد اپراتورهای در دسترس و جزییات مربوط به عملکرد آن ها یعنی زمان و نحوه پاسخگویی اپراتورها به تماس های ورودی
۲- تلفن گویا
وجود تلفن گویا یکی از امکانات بدیهی در سرویس تلفن اینترنتی voip است. تلفن های صوتی در بخش روابط عمومی شرکت به عنوان سیستم پاسخگویی انجام وظیفه می کنند. تلفن گویا همان صدای از پیش ضبط شده ای است که در هنگام تماس با شرکت به پیشواز شما آمده و شما را جهت ارجاع به بخش های مختلف شرکت راهنمایی و همراهی می کند. رضایت مشتریان و در نتیجه افزایش سودآوری، دو هدف اصلی برای به کار گیری تلفن های گویا هستند. استفاده شما از این روش در سرویس تلفن اینترنتی voip می تواند از درگیری های اضافی و همچنین پاسخ های تکراری بخش منابع انسانی و روابط عمومی شرکت بکاهد زیرا تلفن گویا از طریق پیام های صوتی خود، تمام اطلاعات از پیش تعیین شده شما را در اختیار مشتریان آن سوی خط تلفن قرار می دهد.
تلفن گویا با عناوین دیگری چون منشی دیجیتالی یا IVR(Interactive Voice Response) شناخته می شود. به عنوان نمونه، بخش فروش و پشتیبانی شرکت شما نیازمند یک تلفن گویا است. تنظیم تلفن گویا با توجه به نیازها و علایق شما انجام می شود. به این صورت که برای هر خط ورودی یک چارت یا منوی صوتی مستقلی تعریف می شود تا در هنگام تماس مشتری با شرکت، پیغام صوتی از پیش ضبط شده برای وی پخش شده و او را راهنمایی کند به این صورت که مشتری با شنیدن گزینه های موجود، دکمه داخلی مورد نظر خود را زده و به بخش مربوطه وصل می شود. این کار، چارت های طولانی و تو در تو را ساده تر می کند. صدای منشی تلفنی و همچنین انتخاب کلیدها قابل تغییر است به همین دلیل می توانید آن را با توجه به سلایق خود تنظیم کنید. مورد دیگر، تنظیم سیستم تلفن گویا بر اساس تاریخ، زمان و روزهای هفته است. این ویژگی به شما این امکان را فراهم می کند تا برای روزهای خاص همچون روزهای تعطیل یک چارت یا رویکرد پاسخگویی اختصاصی تعریف کنید تا متناسب با آن روز، مشتریان راهنمایی و هدایت کنید. مدیریت کردن تماس ها در ساعات اداری نمونه دیگری از کاربرد سرویس تلفن اینترنتی voip است به طوری که با کمک آن می توان ساعت اداری شرکت را برای سیستم ویپ تعریف کرده تا سیستم در آن بازه زمانی مشخص، تماس های ورودی را دریافت و به بخش های مختلف هدایت کند.
۳- صندوق صوتی
حتماً با پیغام ” شما با صندوق صوتی ما تماس گرفته اید” و یا پیام هایی از این دست در هنگام تماس با اشخاص و سازمان های مختلف مواجه شده اید! این پیام یکی دیگر از امکانات سرویس تلفن اینترنتی voip است؛ صندوقی که تمام پیغام های مشتریان را که می توانند انتقاد، پیشنهاد یا حتی پرسش و پاسخ باشند را ذخیره کند. در صورت دلخواه به هر مشتری یک کد پیگیری تخصیص داده می شود تا در صورت تماس بعدی آن مشتری مبتنی به پاسخ پرسش خود، بتواند پیغام مدیر یا مسئول مربوطه را بشنود. حیرت آور است! یک قابلیت ساده با فواید فراوان. شما با وجود این قابلیت می توانید چندین صندوق صوتی برای اشخاص و واحدهای مختلف شرکت خود ایجاد نمایید تا پیغام های مشتریان را ضبط و نظرات و گلایه های آن ها را پیگیری کنید. از ویزگی های جالب دیگر صندوق صوتی می توان به گوش کردن به پیغام ها و همچنین پاسخ به آن ها، حذف و آرشیو پیام ها، ارسال پیام در قالب فکس، پیامک یا ایمیل به شخص صاحب صندوق جهت پاسخگویی به موقع اشاره کرد. نکته قابل ذکر دیگر در این بخش، دخیره سازی پیام ها بر روی سرور ویپ است؛ با این توصیف، شما با هیچگونه محدودیتی در رابطه با حجم و تعداد پیام های ذخیره شده مواجه نخواهید شد.
۴- ضبط مکالمات سرویس تلفن اینترنتی
سرویس تلفن اینترنتی voip به ویژگی های خود امکان ضبط مکالمات را نیز اضافه کرده است به گونه ای که شما با نصب ویپ می توانید تمام مکالمات انجام شده بر بستر ویپ را ضبط کنید و در زمان دیگر به آن ها گوش کنید. این مکالمات در سرور ذخیره شده و در هر زمان قابل دسترس هستند. شایان ذکر است که استفاده از روش های فشرده سازی به شما کمک می کند تا حد زیادی حجم این مکالمات را کم کرده و از پر شدن حافظه سرور خود بکاهید.[/vc_column_text][vc_column_text]
۵- ارسال و دریافت فکس
داشتن دستگاه فکس در شرکت ها و ادارات به عنوان یک نیاز معمول شناخته می شود اما اگر به شما گفته شود که شما با نصب ویپ می توانید دستگاه فکس مجازی داشته باشید شاید تعجب برانگیز باشد! سرویس تلفن اینترنتی voip امکان ارسال و دریافت فکس بدون داشتن دستگاه فکس را فراهم می کند به طوری که با کمک آن می توانید فکس های خود را با فرمت TIF و PDF به شماره گیرنده یا گیرنده های خود ارسال کنید بدون اینکه نیاز باشد دستگاه فکس خریداری کرده و هزینه ای به هزین های خود اضافه کنید. فکس ها در سیستم ویپ شما به صورت اتوماتیک دریافت شده و به صورت آنی به ایمیل کاربر مربوطه ارسال می شوند. این روش مزایای متعددی را به همراه دارد. صرفه جویی در مصرف کاغذ و جوهر، ذخیره سازی اطلاعات در ایمیل افراد و ماندگاری آن ها و همچنین سریع شدن فرآیند ارسال و دریافت فکس نمونه هایی از مزایای استفاده از سرویس fax to email سرویس تلفن اینترنتی voip است.
۶- نصب تلفن های نرم افزاری مبتنی بر شبکه
اکثر شرکت ها و سازمان ها دغدغه کاهش هزینه ها را دارند. سرویس تلفن اینترنتی voip به بهینه ترین شیوه به کاهش هزینه ها کمک می کند! چگونه؟ تلفن های نرم افزاری مبتنی بر شبکه ویپ یعنی همان سافت فون ها روشی برای کاهش هزینه ها هستند. شما با نصب نرم افزار مربوطه در کامپیوتر، لپ تاپ یا حتی موبایل هوشمند خود می توانید از امکانات تلفن های ویپ و ارتباط با داخلی های شرکت استفاده کنید بدون اینکه مجبور به خریداری تلفن های سخت افزاری باشید.
۷- صف انتظار یا Call waiting
افزایش مخاطبان و مشتریان موجب افزایش ترافیک تماس های دریافتی می شود که در بسیاری اوقات تعداد اپراتورهای موجود در آن لحظه، قادر به پاسخگویی این حجم از تماس ها نخواهند بود. تلفن های معمولی در صورت شلوغ بودن خط، سایر تماس ها را قطع می کنند که این اتفاق برای مشتریان بسیار ناخوشایند بوده و در نتیجه عدم رضایت مشترکین را برای سازمان ها و ادارات به همراه دارد. سرویس تلفن اینترنتی voip با ایجاد قابلیت صف انتظار، این مشکل را تا حدودی رفع کرده است به گونه ای که در صورت مشغول بودن خطوط، تماس های مشتریان در صف های انتظار نگه داشته می شوند تا به محض آزاد شدن خطوط، اپراتور یا مسئول مربوطه پاسخگوی سوالات و نیازهای مشتریان باشند.
۸- انتقال خطوط تلفن
انتقال خطوط تلفن برای شرکت هایی که قصد جابه‌جایی از یک محل به محل دیگر را دارند بسیار مهم است زیرا این شرکت ممکن است در مدت زمان طولانی‌ای برای معرفی شرکت خود تلاش کرده باشد و هزینه های فراوانی را نیز متحمل شده باشد تا خود و محصولات خود را به مشتریان معرفی کند. یکی از کاربردهای سرویس تلفن اینترنتی voip همین قابلیت انتقال خطوط است. شرکت ها با خیال راحت می توانند از داشتن خطوط تلفن ویپ خود مطمئن بوده و با جابه‌جایی کارکنان در داخل شرکت و حتی جابه‌جایی کل شرکت دچار ضرر نشده و همچنان مشتریان خود را داشته باشند. نکته بعدی مبتنی بر شبکه بودن خطوط ویپ است که کاربرد ویپ در مناطق دورافتاده و صعب العبور و مناطقی که امکان واگذاری خطوط تلفن برای آن ها وجود ندارند را منعکس کرده و به نوعی مزیت استفاده از خطوط ویپ نسبت به خطوط آنالوگ سنتی را نشان دهد.
۹- ایجاد ارتباط آسان بین سانترال های آنالوگ شعب مختلف یک سازمان
بزرگ شدن شرکت ها و سازمان ها، افزایش شعب و نمایندگی ها را به دنبال دارد. حال، نحوه ارتباط این شعب با یکدیگر و همچنین ارتباط آن ها با شعبه مرکزی یک چالش را ایجاد می کند چالشی که به دنبال ایجاد ارتباطات سریع، آسان و مهم تر از همه کم هزینه است. سرویس تلفن اینترنتی voip با اتصال سانترال های آنالوگ شعب و ادارات زیرربط، به این چالش به خوبی پاسخ داده و با کم کردن هزینه های تماس و همچنین کوتاه کردن فرآیند شماره گیری، ارتباطات روزمره کارمندان و پرسنل این شرکت ها را در مقایسه با روش های مشابه بسیار آسان کرده است. نکته قابل ذکر در این بخش، رایگان بودن ارتباطات بین شعب است؛ حتی آن دسته از شعبی که در خارج از کشور قرار دارند و این نکته یعنی صرفه جویی باور نکردنی در هزینه ها است.
۱۰- ایجاد مدیریت قوی و حرفه ای بر روی تماس های فروشگاه های اینترنتی
امروزه بیش از هر پیش نیاز به ایجاد فروشگاه های اینترنتی حس می شود؛ فروشگاه هایی که در چند سال اخیر رشد قابل توجهی داشته اند و در بستر اینترنت مشتریان زیادی را برای خود دست و پا کرده اند. همانطور که می دانید با افزایش مشتریان، مدیریت تماس ها، برقراری ارتباط قوی و سریع با مشتریان و همچنین ثبت صحیح اطلاعات کار چندان آسانی نخواهد بود و ممکن است مشکلات متعددی را برای صاحبان آن فروشگاه ها به دنبال بیاورد. سرویس تلفن اینترنتی voip در این زمینه نیز نقش خود را پر رنگ تر از همیشه ایفا خواهد کرد و می تواند اغلب مشکلاتی را که ممکن است بر سر راه کسب و کارهای اینترنتی بیاید رفع کند. موارد زیر نمونه هایی از مشکلات فروشگاه های اینترنتی هستند که با وجود voip و CRM قابل رفع هستند:
- فراهم کردن بستر مناسب برای پاسخگویی به مشتریان
- ارائه خدمات پس از فروش به مشتریان
- ثبت درخواست مشتریان به صورت 7 روز هفته و 24 ساعته
- راهنمایی مشتریان برای خرید کالا توسط کارشناس فروش مربوطه
- دسترسی به گزارشات بخش فروش و خدمات پس از فروش
- ایجاد بازریابی دیجیتالی تلفنی
- ایجاد شرایط دورکاری برای کارشناسان فروش
- اختصاص کدهای ویژه به مشتریان جهت ارتباط سریع مشتریان با شرکت
- و غیره
“همچنین بخوانید” سرویس ویپ VOIP برای چه افراد و مشاغلی کاربرد دارد؟
جمع بندی
بررسی کاربردهای سرویس تلفن اینترنتی voip تنها به این ده مورد ختم نمی شود بلکه می تواند فراتر برود و خود را در بخش های مختلف جامعه با کاربردهای جدید نشان دهد. شرکت ارتباط سنتر با به روز رسانی اطلاعات خود در رابطه با کاربرد ویپ و همچنین داشتن تجربه موفق در پیاده سازی و سفارشی سازی سیستم های ویپ برای سازمان ها و ادارات، در کنار شماست تا درخواستهایتان را در کمترین زمان و به بهترین شیوه ممکن برآورده کند. رویکرد ما در ارتباط سنتر، ارائه خدمات ویپ، مشاوره ، نصب و راه اندازی ویپ و ارائه پشتیبانی در هر زمان و مکان است. سوالات و پیشنهادات خود را در زیر همین پست برای ما بنویسید.
“درخواست مشاوره و اجرای پروژه”
